Daten exportieren und löschen

Den ganzen Workspace exportieren

Geh zu Einstellungen → Workspace → Daten & Export und klick auf Export herunterladen. Du bekommst eine JSON-Datei mit allen Daten des Workspace:

• Einstellungen, Teammitglieder, Teams und Einladungen,
• Kontakte mit ihren Aktivitäten,
• Gespräche mit allen Nachrichten, und Bewertungen,
• Sprachen, Kategorien und Artikel des Hilfe-Centers,
• gespeicherte Antworten, Postfächer, Regeln und gespeicherte Ansichten,
• Kampagnen, Empfänger und Vorlagen,
• Einstellungen und Quellen von Trix sowie die AI-Anbieter (ohne Keys),
• das Aktivitätsprotokoll.

Passwörter, API-Keys, das SMTP-Passwort und andere Zugangsdaten sind nicht enthalten. Hochgeladene Dateien sind über ihren Link enthalten, nicht als Datei.

Den Export können nur Owner und Admins herunterladen. Jeder Download wird im Aktivitätsprotokoll festgehalten.

Kontakte als CSV exportieren

Öffne in Kontakte das Menü Weitere Optionen und wähl Als CSV exportieren. Du bekommst eine CSV-Datei mit den Kontakten der aktuellen Ansicht, inklusive deiner Filter. Willst du nur einzelne exportieren, markier sie und klick in der Auswahlleiste auf Exportieren.

Die CSV hat diese Spalten: id, name, email, phone, company, city, country, labels, languages, last_active, created_at, custom_data, marketing_consent, consent_at, consent_source, consent_text und unsubscribed.

DSGVO-Anfrage für eine Person beantworten

Auskunft. Öffne den Kontakt und wähl im Menü Als CSV exportieren. Damit hast du die Profildaten. Die Gespräche öffnest du einzeln aus dem Kontaktprofil heraus, oder du nimmst den Workspace-Export und suchst darin nach der ID des Kontakts.

Löschung. Öffne den Kontakt und wähl Kontakt löschen. Der Kontakt und alle seine Gespräche, Notizen und Daten werden dauerhaft gelöscht. Mehrere Kontakte markierst du in der Liste und löschst sie gemeinsam. Kontakte löschen dürfen nur Owner und Admins.

Löschen lässt sich nicht rückgängig machen. Brauchst du die Daten für deine Unterlagen, exportier sie vorher.

Alle Gespräche löschen

Unter Einstellungen → Workspace → Zurücksetzen & löschen entfernt Alle Gespräche löschen jedes Gespräch, jede Nachricht und jede Bewertung. Kontakte, Artikel und Einstellungen bleiben. Das darf nur der Owner.

Den Workspace löschen

Workspace löschen auf derselben Seite löscht den Workspace mit allen Kontakten, Gesprächen, Artikeln, Kampagnen und Einstellungen. Zur Bestätigung tippst du den Namen des Workspace ein. Das darf nur der Owner, und es lässt sich nicht rückgängig machen.

Hast du einen bezahlten Plan, wird das Abo dabei gleich mit gekündigt, und es wird nichts mehr abgebucht. Klappt die Kündigung nicht, wird der Workspace nicht gelöscht und du siehst eine Fehlermeldung. Versuch es dann etwas später noch einmal oder schreib an [email protected].

Dein persönliches Konto wird mit einem Workspace nicht gelöscht. Soll dein Konto gelöscht werden, schreib von der E-Mail-Adresse deines Kontos an [email protected].

Aufbewahrung

Im Free-Plan zeigt der Posteingang die Gespräche der letzten 30 Tage, im Start-Plan das letzte Jahr. Ältere Gespräche sind ausgeblendet, nicht gelöscht, und tauchen nach einem Upgrade wieder auf. Willst du Daten endgültig loswerden, lösch sie wie oben beschrieben.