E-Mail-Versand und eigener SMTP-Server

asktrix verschickt in deinem Namen E-Mails an deine Kontakte: Gesprächsverläufe, Kampagnen-Mails und Double-Opt-in-Bestätigungen. Absender und, wenn du willst, deinen eigenen SMTP-Server legst du unter Einstellungen → Kanäle → Absender & SMTP fest. E-Mail gibt es ab dem Start-Plan. Ändern können diese Einstellungen nur Owner und Admins.

Was verschickt wird

E-Mail	Wann
Gesprächsverlauf	Wenn ein Gespräch gelöst wird und Gesprächsverlauf nach dem Lösen senden unter Einstellungen → Kanäle → Versand & Signatur an ist. Außerdem, wenn jemand aus dem Team den Verlauf aus dem Gespräch heraus verschickt.
Kampagnen-Mails	Wenn du eine E-Mail-Kampagne versendest (ab dem Team-Plan)
Double-Opt-in-Bestätigung	Wenn ein Kontakt Marketing-Mails bestätigen soll

Die E-Mails gehen an die E-Mail-Adresse des Kontakts. Kontakte ohne Adresse bekommen keine.

Antworten auf diese E-Mails landen nicht im Posteingang von asktrix, sondern bei deiner Absenderadresse. Nimm also ein Postfach, das auch jemand liest.

Absender

Unter Absender trägst du einen Absendernamen ein (zum Beispiel den Namen deines Shops) und eine Absender-E-Mail.

Was der Empfänger sieht, hängt vom Versandweg ab:

• Standard-Zustellung (ohne eigenen SMTP-Server): Die E-Mail kommt von der Versandadresse von asktrix, mit deinem Absendernamen als Anzeigename. Deine Absender-E-Mail steht als Antwortadresse drin, Antworten erreichen also dich.
• Eigener SMTP-Server: Die E-Mail kommt von deiner Absender-E-Mail, über deinen eigenen Server.

Eigenen SMTP-Server nutzen

Mit eigenem Server kommen die E-Mails von deiner Domain, und es zählt der Ruf deines Mail-Anbieters.

1. Schalte Eigenen SMTP-Server verwenden ein.
2. Trag Host, Port, Benutzername und Passwort von deinem Mail-Anbieter ein.
3. Port 587 nutzt automatisch STARTTLS. Für Port 465 schaltest du TLS/SSL verwenden ein.
4. Klick auf SMTP speichern.
5. Klick auf Test-E-Mail senden. Sie geht an die E-Mail-Adresse deines Kontos.

Damit du SMTP-Einstellungen speichern kannst, muss die E-Mail-Adresse deines Kontos bestätigt sein. Das Passwort wird verschlüsselt gespeichert. Der SMTP-Host muss aus dem Internet erreichbar sein, lokale und private Adressen sind gesperrt.

Schlägt der Test fehl, nennt die Meldung den Grund: falscher Benutzername oder falsches Passwort, keine Verbindung, Zeitüberschreitung, TLS-Problem, unbekannter Host oder der Server hat die E-Mail abgelehnt. Bei den meisten Anbietern musst du vorher ein App-Passwort anlegen oder SMTP freischalten.

SPF und DKIM

Empfangende Mailserver prüfen, ob dein Server für deine Domain senden darf. Fehlt das, landen deine E-Mails im Spam oder werden abgelehnt.

Mit eigenem SMTP-Server richtest du das im DNS deiner Domain ein:

• SPF: ein TXT-Eintrag auf deiner Domain, der deinen Mail-Anbieter nennt, zum Beispiel v=spf1 include:_spf.google.com ~all für Google Workspace. Pro Domain darf es nur einen SPF-Eintrag geben. Ergänze den Anbieter also im bestehenden Eintrag, statt einen zweiten anzulegen.
• DKIM: Dein Mail-Anbieter gibt dir einen Schlüssel, den du als TXT- oder CNAME-Eintrag veröffentlichst. Schalte die DKIM-Signatur danach in der Verwaltung deines Anbieters ein.
• DMARC: empfohlen. Fang mit v=DMARC1; p=none; rua=mailto:[email protected] auf _dmarc.deine-domain.de an und verschärfe die Regel, sobald SPF und DKIM bestehen.

Die genauen Werte stehen in der Hilfe deines Mail-Anbieters. Warte nach der DNS-Änderung, bis sie übernommen ist, schick dann eine Test-E-Mail und such in den Headern nach spf=pass und dkim=pass.

Bei der Standard-Zustellung gehen die E-Mails von der Domain von asktrix raus. An deinem DNS musst du dann nichts ändern.

Signatur

Unter Einstellungen → Kanäle → Versand & Signatur schaltest du Signatur verwenden ein und trägst deinen Text ein. Er steht dann unter jeder ausgehenden E-Mail.